KI-Beratung und Entwicklung in Berlin: Assistenten auf Ihren eigenen Daten

Dahinter steht Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG. Bei jeder Frage sucht der Assistent zuerst die passenden Stellen in Ihren Dokumenten, Handbüchern oder Datenbanken und formuliert erst dann die Antwort, mit Verweis auf die Quelle.

So bleibt nachvollziehbar, woher eine Antwort stammt. Ändern sich Ihre Unterlagen, muss kein Modell neu trainiert werden: Die neuen Fassungen gelten, sobald sie eingelesen sind.

Die eigentliche Arbeit liegt meist in der Suche, nicht im Sprachmodell. Für den Website-Assistenten von Skillkraft haben wir mehrere Suchmodelle an denselben 55 Testfragen in fünf Sprachen verglichen. Ein zusätzlicher Reranker, der die Treffer nachsortieren sollte, machte das Ergebnis schlechter und jede Antwort rund drei Sekunden langsamer. Er ist aus.

Ein KI-Agent plant den nächsten Schritt, nutzt dafür ein Werkzeug, etwa eine Suche, eine Datenbankabfrage oder ein internes System, prüft das Ergebnis und wiederholt das, bis die Aufgabe erledigt ist oder er nicht weiterkommt.

Das funktioniert gut bei Aufgaben mit klarem Anfang, klarem Ende und einem Ergebnis, das sich prüfen lässt. Je offener eine Aufgabe ist, desto eher ist ein Assistent, der zuarbeitet, die bessere Wahl als ein Agent, der allein handelt. Diese Abwägung ist Teil der Beratung.

Wir beginnen mit dem Ablauf, wie er heute tatsächlich läuft, mit seinen Tabellen, Formularen und E-Mail-Schleifen, und automatisieren, was sich lohnt. Nicht jeder Schritt braucht dafür KI: Oft reichen ein gut gebautes Formular, eine klare Regel und ein Dokument, das sich selbst erstellt. KI kommt dort dazu, wo Texte, Bilder oder Dokumente gelesen und eingeordnet werden müssen.

Ein Beispiel aus dem Einsatz, das ganz ohne KI auskommt: die Protokolle bei Einzug und Auszug von LivingSpace Solutions, einem Unternehmen aus dem Umfeld der Gründer. Statt einer Checkliste mit zwanzig Zeilen folgt das Protokoll dem Weg, den jemand tatsächlich durch die Wohnung geht, Raum für Raum, mit einem Abschnitt für jedes Schlafzimmer und jedes Bad.

Jeder Punkt wird gleich beantwortet: in Ordnung, Problem oder nicht vorhanden. Bei einem Problem kommen Ursache, Foto und Kosten dazu. Wo später am ehesten gestritten wird, bei Matratze, Zählerständen, Wänden und Schlüsseln, ist ein Foto Pflicht. Aus den Antworten entsteht das Protokoll als PDF. Beim Einzug hält es fest, was jemand übernommen hat, beim Auszug ist es der Beleg für die Kaution.

Individuelle Software und Automatisierung Referenz: LivingSpace Solutions

Die KI hätte alle erkannten Werte direkt speichern können. Wir haben uns dagegen entschieden, und der Grund liegt in den Unterlagen selbst. Gescannte Verträge sind oft reine Bilder ohne Textebene. Manche Klauseln sind durchgestrichen, etwa „mit Einbauküche“, und das Durchstreichen ist die eigentliche Information.

Vor allem ist der Vertrag nicht immer die bessere Quelle. Die Wohnungsgröße steht dort meist genauer als in einer alten Tabelle, 78,4 statt gerundeter 78 Quadratmeter wie im Beispiel oben. Die Adresse dagegen ist im System oft schon bereinigt und auf der Karte verortet. Hätte der Vertrag pauschal Vorrang, könnte ein unscharfer Scan einen richtigen Wert überschreiben.

Deshalb sieht ein Mensch beide Werte nebeneinander und entscheidet. Dasselbe Prinzip gilt in allem, was wir bauen: Die KI schlägt vor, ein Mensch entscheidet dort, wo ein Fehler teuer wäre. Wo genau diese Stellen liegen, legen wir in der Beratung gemeinsam fest.